Problématique client :

L’entreprise faisait face à des lenteurs opérationnelles dues à des processus internes mal définis et inefficaces. Les équipes perdaient du temps sur des tâches répétitives, et la communication entre services manquait de fluidité, entraînant des erreurs et des retards.

Intervention de MY Advisor :

1. Diagnostic et analyse : 

Une étude approfondie de l’organisation existante a permis d’identifier les points de friction dans les processus internes. Les pertes de temps liées à des tâches manuelles répétitives et l’absence de coordination entre certains services ont été mises en lumière.

2. Conception d’une solution adaptée : 

Un plan d’optimisation a été défini, intégrant l’automatisation de certaines tâches et la réorganisation des flux de travail. Un cahier des charges précis a été établi pour garantir une mise en œuvre cohérente et efficace.

3. Mise en place et intégration : 

Les nouveaux processus ont été déployés progressivement, en intégrant des outils numériques adaptés pour centraliser les informations et fluidifier la communication entre les équipes.

4. Formation et montée en compétences : 

Les collaborateurs ont bénéficié de sessions de formation pour maîtriser les nouveaux outils et adopter les nouvelles méthodes de travail. L’accompagnement a facilité l’adhésion et l’engagement des équipes dans cette transformation.

5. Suivi et accompagnement sur le long terme : 

Un suivi régulier a permis d’ajuster les solutions mises en place en fonction des retours des utilisateurs et des évolutions de l’entreprise. Les processus internes sont désormais optimisés et évolutifs.

Résultat :

L’automatisation des tâches administratives et l’optimisation des flux de travail ont permis de réduire le temps consacré aux tâches répétitives de 20 %, soit l’équivalent de 8 heures de travail économisées par semaine pour l’ensemble de l’équipe. La centralisation des informations a diminué les erreurs de transmission de 30 %, améliorant ainsi la réactivité et la qualité du service client. L’optimisation des processus a également permis de réduire de 15 % les coûts opérationnels, avec un retour sur investissement estimé en 12 mois.

Problématique client :

Le centre de formation rencontrait des difficultés dans la gestion de ses prises de rendez-vous. Les inscriptions étaient traitées manuellement par téléphone et par email, ce qui entraînait des pertes de temps considérables et des erreurs dans le suivi des disponibilités. L’absence d’un système centralisé limitait la visibilité des créneaux disponibles et compliquait la planification des sessions.

Intervention de MY Advisor :

1. Diagnostic et analyse :

Une évaluation complète des méthodes de prise de rendez-vous a révélé une surcharge administrative, des doublons dans les inscriptions et des créneaux non optimisés. L’absence d’un système automatisé entraînait une perte de temps et une frustration pour les équipes et les clients.

2. Conception d’une solution adaptée :

Une plateforme de gestion des rendez-vous a été sélectionnée et configurée pour répondre aux besoins du centre. Un cahier des charges détaillé a été élaboré, incluant l’automatisation des confirmations, des rappels et l’affichage des disponibilités en temps réel.

3. Mise en place et intégration :

Le nouvel outil a été intégré au site web et aux canaux de communication du centre. Les inscriptions sont désormais centralisées, et les clients peuvent réserver un créneau directement en ligne, sans intervention humaine.

4. Formation et montée en compétences :

Les équipes ont été formées à l’utilisation de la plateforme afin de maximiser son adoption et d’assurer un suivi optimal des rendez-vous. Une formation spécifique a été dispensée pour gérer les cas particuliers et optimiser l’exploitation des fonctionnalités avancées.

5. Suivi et accompagnement sur le long terme :

Un suivi a été mis en place pour ajuster les paramétrages de la solution et accompagner l’équipe dans l’évolution de leurs besoins. Des améliorations ont été apportées en fonction des retours des utilisateurs pour garantir une expérience fluide et efficace.

​Résultat :

L’automatisation du processus de prise de rendez-vous a réduit de 40 % le temps consacré à la gestion des inscriptions, soit l’équivalent de 10 heures économisées par semaine. Les erreurs de planification ont diminué de 60 %, améliorant ainsi l’expérience client et la satisfaction des participants. Le taux de remplissage des formations a progressé de 25 %, grâce à une meilleure visibilité des disponibilités et à l’envoi automatique de rappels.

Problématique client :

L’artisan passait un temps considérable sur des tâches administratives manuelles, telles que la rédaction des devis, la facturation et le suivi des paiements. Ce travail répétitif entraînait des retards dans la gestion des projets et limitait le temps consacré aux interventions sur le terrain. L’absence de centralisation des documents compliquait également le suivi des dossiers clients.

Intervention de MY Advisor :

1. Diagnostic et analyse :

L’audit des processus administratifs a révélé une gestion fragmentée avec une multiplication des supports (papier, tableurs, e-mails), entraînant un manque de visibilité et des erreurs fréquentes dans la facturation et le suivi des paiements.

2. Conception d’une solution adaptée :

Un logiciel de gestion adapté aux besoins des artisans a été sélectionné, intégrant la création automatique des devis et factures, le suivi des paiements et l’organisation des dossiers clients sur une plateforme unique.

3. Mise en place et intégration :

L’outil a été paramétré et déployé, permettant à l’artisan de générer des documents en quelques clics et d’envoyer des rappels automatiques pour les factures en attente. Une synchronisation avec la comptabilité a également été mise en place pour faciliter le suivi financier.

4. Formation et montée en compétences :

L’artisan a été accompagné dans la prise en main du logiciel, avec des sessions pratiques pour maîtriser les principales fonctionnalités et optimiser son utilisation au quotidien.

5. Suivi et accompagnement sur le long terme :

Un suivi régulier a permis d’apporter des ajustements en fonction des retours et d’ajouter des fonctionnalités complémentaires, comme la gestion des stocks et la planification des interventions.

​Résultat :

Le temps consacré aux tâches administratives a été réduit de 50 %, soit environ 6 heures économisées par semaine. Les devis et factures sont désormais générés en quelques minutes, avec un taux d’erreur diminué de 70 %. Le suivi des paiements a été optimisé, permettant une réduction des retards de règlement de 30 %, améliorant ainsi la trésorerie de l’entreprise.

Problématique client :

Le bureau d’études faisait face à une perte de temps importante liée à la gestion des documents techniques, la coordination des équipes et le suivi des projets. L’absence d’un système structuré entraînait des erreurs dans la transmission des informations, des doublons dans les fichiers et des retards dans les livrables.

Intervention de MY Advisor :

1. Diagnostic et analyse :

Une étude des flux de travail a permis d’identifier des interruptions fréquentes dans la circulation des informations, un manque de standardisation des documents et une difficulté à suivre l’avancement des projets en temps réel.

2. Conception d’une solution adaptée :

Une plateforme collaborative a été choisie pour centraliser les fichiers, structurer la gestion des projets et fluidifier la communication entre les équipes. Un plan d’organisation des documents et des processus internes a été établi pour optimiser la productivité.

3. Mise en place et intégration :

L’outil a été paramétré et déployé progressivement, permettant une synchronisation en temps réel des documents, un suivi précis des tâches et une automatisation des validations entre les différentes parties prenantes.

4. Formation et montée en compétences :

Les équipes ont été formées à l’utilisation des nouvelles solutions, avec des sessions adaptées aux différents métiers du bureau d’études pour garantir une adoption rapide et efficace des nouveaux processus.

5. Suivi et accompagnement sur le long terme :

Un suivi a été mis en place pour ajuster les workflows, améliorer l’ergonomie de la plateforme et accompagner l’évolution des besoins du bureau d’études au fil des projets.

​Résultat :

Le temps consacré à la recherche et au partage des documents a été réduit de 40 %, permettant un gain moyen de 10 heures par semaine et par collaborateur. La visibilité sur l’avancement des projets a été améliorée, réduisant les retards de livraison de 30 %. La collaboration entre les équipes s’est fluidifiée, avec une diminution des erreurs de transmission de 50 %, garantissant une meilleure qualité des livrables.

Problématique client :

L’agence immobilière gérait ses prospects et clients sur plusieurs supports distincts (tableurs, emails, notes papier), ce qui entraînait un manque de suivi des opportunités et une perte d’informations critiques. L’absence d’un outil structuré compliquait la relance des prospects, la gestion des biens en portefeuille et la communication interne entre les agents.

Intervention de MY Advisor :

1. Diagnostic et analyse :

Une évaluation des pratiques commerciales et du suivi client a mis en évidence un besoin de centralisation des données, une absence de processus automatisés pour la gestion des relances et une difficulté à mesurer la performance des actions commerciales.

2. Conception d’une solution adaptée :

Un outil CRM a été sélectionné et configuré pour inclure le suivi des prospects, l’automatisation des relances, la gestion des mandats et un reporting détaillé des performances.

3. Mise en place et intégration :

La solution a été déployée avec une migration sécurisée des contacts et des historiques clients. Une intégration aux outils existants (site web, emails, annonces immobilières) a été réalisée pour garantir une mise en œuvre fluide.

4. Formation et montée en compétences :

Les agents immobiliers et l’équipe administrative ont été formés à l’utilisation du CRM, avec un focus sur l’optimisation des relances, la gestion des documents clients et l’analyse des performances commerciales.

5. Suivi et accompagnement sur le long terme :

Un suivi a été assuré pour affiner les fonctionnalités en fonction des retours des utilisateurs et ajuster les automatisations afin d’optimiser le temps de gestion et l’efficacité commerciale.

​Résultat :

Le taux de conversion des prospects en clients a augmenté de 25 %, grâce à un meilleur suivi et une relance automatisée. Le temps consacré à la gestion des dossiers clients a été réduit de 30 %, permettant aux agents de se concentrer davantage sur la prospection et les visites. La centralisation des informations a permis d’améliorer la communication interne, réduisant les oublis et erreurs de suivi de 40 %.

Problématique client :

La TPE industrielle fonctionnait encore avec des processus manuels et des documents papier, ce qui ralentissait la production et générait des erreurs dans le suivi des commandes. L’absence d’outils numériques adaptés compliquait la gestion des stocks, la traçabilité des produits et la communication entre les équipes.

Intervention de MY Advisor :

1. Diagnostic et analyse :

Un audit des processus internes a mis en évidence un manque de structuration dans la gestion des flux de production et des stocks, ainsi qu’une difficulté à obtenir une vision en temps réel de l’état des commandes et des livraisons.

2. Conception d’une solution adaptée :

Une transition progressive vers des outils numériques a été définie, avec l’implémentation d’un ERP pour centraliser la gestion des stocks, des commandes et de la production. Un plan d’accompagnement a été élaboré pour assurer une adoption fluide par les équipes.

3. Mise en place et intégration :

L’ERP a été paramétré et déployé progressivement, en assurant une migration sécurisée des données et une connexion aux systèmes existants. Des automatisations ont été mises en place pour optimiser le suivi des stocks et la gestion des commandes fournisseurs.

4. Formation et montée en compétences :

Les équipes ont été formées à l’utilisation des nouveaux outils, avec des sessions adaptées aux différents services (production, logistique, administratif). Un accompagnement personnalisé a permis d’accélérer l’adoption et d’optimiser l’efficacité des processus.

5. Suivi et accompagnement sur le long terme :

Un suivi post-déploiement a été mis en place pour ajuster les fonctionnalités en fonction des retours des utilisateurs, garantir la stabilité du système et identifier de nouvelles optimisations possibles.

​Résultat :

La gestion des stocks a été optimisée, réduisant les erreurs d’inventaire de 50 %. Le temps de traitement des commandes a diminué de 35 %, permettant une amélioration de la satisfaction client. Grâce à la centralisation des données et à la numérisation des processus, les équipes ont gagné en réactivité, avec une baisse de 40 % des délais liés aux validations et échanges internes.

Problématique client :

La société de prestation de service gérait ses dossiers clients de manière dispersée, avec des fichiers Excel, des emails et des documents papier. Cette fragmentation compliquait le suivi des projets, entraînait des retards dans le traitement des demandes et augmentait le risque d’erreurs administratives. L’absence d’un système centralisé nuisait à l’efficacité des équipes et à la satisfaction des clients.

Intervention de MY Advisor :

1. Diagnostic et analyse :

Un audit des flux de travail a mis en évidence un manque de structuration des données, des doublons dans les documents et une difficulté à suivre l’état d’avancement des prestations en temps réel.

2. Conception d’une solution adaptée :

Un logiciel de gestion des dossiers a été sélectionné pour automatiser le suivi des prestations, centraliser les documents et structurer les échanges avec les clients.

3. Mise en place et intégration :

La solution a été déployée avec une migration sécurisée des dossiers existants. Des notifications automatiques et des rappels ont été intégrés pour fluidifier le traitement des demandes.

4. Formation et montée en compétences :

Les équipes ont été formées à l’utilisation du logiciel, avec un accompagnement sur les bonnes pratiques pour optimiser la gestion des prestations et réduire le temps consacré aux tâches administratives.

5. Suivi et accompagnement sur le long terme :

Un suivi post-déploiement a permis d’ajuster les fonctionnalités et d’intégrer progressivement des améliorations pour maximiser l’efficacité opérationnelle.

​Résultat :

Le temps de traitement des dossiers a été réduit de 30 %, permettant aux équipes de se concentrer davantage sur la relation client. Le taux d’erreurs administratives a diminué de 45 %, grâce à l’automatisation et à la centralisation des informations. La satisfaction client a progressé de 20 %, grâce à une meilleure réactivité et un suivi plus rigoureux des prestations.

Problématique client :

L’entreprise de logistique faisait face à des difficultés dans le suivi des expéditions, la gestion des stocks et l’optimisation des itinéraires de livraison. L’absence d’un système centralisé entraînait des erreurs dans le traitement des commandes, des retards dans les livraisons et une mauvaise visibilité sur les performances opérationnelles.

Intervention de MY Advisor :

1. Diagnostic et analyse :

Une étude des processus internes a mis en évidence un manque de traçabilité des expéditions, une gestion inefficace des stocks et une planification des tournées de livraison non optimisée, entraînant des coûts logistiques élevés.

2. Conception d’une solution adaptée :

Une plateforme de gestion logistique a été développée sur mesure, intégrant un suivi en temps réel des livraisons, une optimisation des itinéraires et un module de gestion des stocks pour améliorer la fluidité des opérations.

3. Mise en place et intégration :

La solution a été déployée avec une migration progressive des données existantes. Un système de notifications automatiques a été intégré pour informer les clients en temps réel de l’état de leurs commandes.

4. Formation et montée en compétences :

Les équipes logistiques ont été formées à l’utilisation de la plateforme, avec un accompagnement spécifique pour optimiser la planification des livraisons et exploiter les analyses de performance.

5. Suivi et accompagnement sur le long terme :

Un suivi continu a permis d’ajuster l’algorithme d’optimisation des tournées, d’intégrer de nouvelles fonctionnalités et d’assurer la scalabilité de la solution en fonction de la croissance de l’entreprise.

​Résultat :

Les délais de livraison ont été réduits de 25 %, grâce à une meilleure planification des trajets et une gestion optimisée des stocks. Les erreurs de traitement des commandes ont diminué de 40 %, améliorant la satisfaction des clients. L’efficacité opérationnelle globale a progressé de 30 %, permettant une réduction des coûts logistiques et une augmentation du volume de livraisons traitées par jour.